Bài 4: Hướng Dẫn Sử Dụng Chi Tiết TNTT Management - Từ A/Z Các Tính Năng

📋 Giới thiệu

Chào mừng đến với Bài 4 - bài cuối cùng trong series 4 bài về TNTT Management. Trong bài này, chúng ta sẽ đi sâu vào thực hành: cách sử dụng từng tính năng, từ đơn giản đến nâng cao.

Đối tượng:

• ✅ Giáo lý viên - Quản lý lớp học, điểm danh, nhập điểm
• ✅ Huynh trưởng đoàn thể - Theo dõi chuyên cần, xếp loại
• ✅ Admin - Quản lý hệ thống, người dùng, báo cáo
• ✅ Phụ huynh - Tra cứu kết quả học tập của con

Thời gian đọc: 20-30 phút
Mức độ: Người mới bắt đầu → Nâng cao

🎯 Mục lục

1. Đăng nhập & Giao diện chính
2. Quản lý học viên
3. Điểm danh QR Code
4. Nhập điểm & Xếp loại
5. Báo cáo & Thống kê
6. Xuất Excel & In ấn
7. Quản lý người dùng
8. Quản lý năm học
9. Mẹo & Thủ thuật

1. Đăng nhập & Giao diện chính

1.1 Đăng nhập

Bước 1: Truy cập webapp

https://tntt-management.vercel.app

Bước 2: Nhấn nút “Đăng nhập” góc trên phải

Bước 3: Click “Đăng nhập với Google”

Bước 4: Chọn tài khoản Google của bạn

✅ Kết quả: Bạn sẽ vào trang quản lý ngay!

Lưu ý:

• Không cần nhớ mật khẩu - đăng nhập bằng Google
• Tự động nhận diện vai trò (Admin/Teacher/Guest)
• Session lưu trong trình duyệt, không cần đăng nhập lại

1.2 Trang chủ (Hub)

Sau khi đăng nhập, bạn sẽ thấy Bảng điều khiển với các nhóm chức năng:

┌─────────────────────────────────────────────┐
│  QUẢN LÝ HỌC VIÊN                           │
│  ├─ Danh sách học sinh                      │
│  ├─ Tra cứu hồ sơ                           │
│  └─ Cấp quyền truy cập                      │
├─────────────────────────────────────────────┤
│  HỌC TẬP & KẾT QUẢ                          │
│  ├─ Nhập điểm học tập                       │
│  └─ Thống kê tổng quan                      │
├─────────────────────────────────────────────┤
│  ĐIỂM DANH & CÔNG CỤ                        │
│  ├─ Máy quét điểm danh                      │
│  ├─ Quản lý mã QR                           │
│  └─ In thẻ đeo học viên                     │
├─────────────────────────────────────────────┤
│  QUẢN TRỊ HỆ THỐNG                          │
│  ├─ Người dùng                              │
│  ├─ Cấu hình năm học                        │
│  ├─ Thông báo Admin                         │
│  └─ Xuất dữ liệu Excel                      │
└─────────────────────────────────────────────┘

Phân quyền:

• Admin: Thấy tất cả chức năng
• Teacher: Chỉ thấy chức năng quản lý lớp được phân công
• Guest: Chỉ thấy “Tra cứu hồ sơ” và “Cấp quyền”

1.3 Thanh điều hướng (Navigation)

Góc trên trái: Logo + Tên hệ thống
Góc trên phải: Avatar + Dropdown (Thông báo, Cài đặt, Đăng xuất)

Thanh bên trái (Sidebar):

• Icon cho từng tính năng
• Click để chuyển trang
• Trang đang active được highlight

Mẹo:

• Dùng phím tắt (nếu có) để nhanh hơn
• Bookmark trang thường dùng
• Mobile: Menu thu gọn thành icon, click để mở

2. Quản lý học viên

2.1 Xem danh sách học sinh

Cách truy cập:

1. Vào tab “Học viên”
2. Hoặc click “Danh sách học sinh” trên Hub

Giao diện:

┌─────────────────────────────────────────────┐
│  Học sinh                      [+ Thêm]     │
│  Tìm thấy 45 học sinh                       │
├─────────────────────────────────────────────┤
│  [🔍 Tìm kiếm...]  [📁 Tất cả lớp ▼]       │
├─────────────────────────────────────────────┤
│  ┌─────────┐ ┌─────────┐ ┌─────────┐       │
│  │  Ảnh    │ │  Ảnh    │ │  Ảnh    │       │
│  │  Nguyễn │ │  Maria  │ │  Giuse  │       │
│  │  Lớp 1  │ │  Lớp 1  │ │  Lớp 2  │       │
│  └─────────┘ └─────────┘ └──────────┘      │
│  ... (grid layout)                          │
└─────────────────────────────────────────────┘

Tính năng:

• Search: Gõ tên/mã để tìm nhanh
• Filter theo lớp: Dropdown chọn lớp
• Pagination: Phân trang (12 học sinh/trang)
• Click vào card: Xem chi tiết

2.2 Thêm học sinh mới

Cách 1: Click nút “Thêm học sinh”

1. Vào tab “Học viên”
2. Click "+ Thêm học sinh" (góc trên phải)
3. Điền thông tin:

4. Click “Lưu thông tin”

✅ Kết quả:

• Hệ thống tự tạo ID duy nhất (VD: HS1234567890)
• Hiển thị thông báo “Thêm mới thành công”
• Học sinh xuất hiện trong danh sách

Cách 2: Import từ Excel (Admin)

1. Vào tab “Xuất dữ liệu”
2. Download template
3. Điền dữ liệu
4. Upload file Excel
5. Hệ thống tự động thêm

2.3 Sửa thông tin học sinh

Cách 1: Từ danh sách

1. Tìm học sinh cần sửa
2. Click ⋮ (menu) trên card
3. Chọn “Sửa thông tin”
4. Chỉnh sửa thông tin
5. Click “Lưu thông tin”

Cách 2: Từ chi tiết

1. Click vào card học sinh
2. Click “Chỉnh sửa” trong modal
3. Sửa và lưu

Lưu ý:

• ID học sinh không thể sửa
• Các trường khác có thể sửa bất kỳ lúc nào
• Thay đổi được lưu ngay lập tức

2.4 Xóa học sinh

Cảnh báo: Hành động này không thể hoàn tác!

1. Click ⋮ (menu) trên card
2. Chọn “Xóa học sinh”
3. Xác nhận: “Bạn có chắc chắn muốn xóa…?”
4. Click “OK”

✅ Kết quả: Học sinh bị xóa vĩnh viễn

Khuyến nghị: Thay vì xóa, hãy đánh dấu học sinh đã ra đi (nếu có tính năng)

2.5 Xem chi tiết học sinh

1. Click vào card học sinh
2. Modal hiện ra với 2 phần:

Phần trái: Thông tin cá nhân

• Tên, ID, Lớp
• Ngày sinh, Ngày rửa tội
• Phụ huynh, SDT
• Giáo khu

Phần phải: Kết quả học tập

• Điểm GK1, HK1, GK2, HK2
• Điểm trung bình
• Xếp loại (Xuất sắc, Giỏi, Khá…)

Các nút hành động:

• Đóng: Đóng modal
• Chỉnh sửa: Mở form sửa
• Xem QR: Hiện mã QR

2.6 Tìm kiếm học sinh

Cách 1: Search bar

1. Gõ vào ô “Tìm kiếm theo tên hoặc ID…”
2. Kết quả lọc realtime
3. Gõ tên: “Maria” → Hiện tất cả học sinh có “Maria”
4. Gõ ID: “HS123” → Hiện chính xác học sinh đó

Cách 2: Tra cứu hồ sơ (Guest)

1. Vào tab “Tra cứu hồ sơ”
2. Nhập mã học sinh
3. Click “Tra cứu”
4. Xem thông tin (chỉ xem)

Mẹo search:

• Search không phân biệt hoa thường
• Search cả tên thánh và tên thật
• Gõ một phần cũng tìm thấy

3. Điểm danh QR Code

3.1 Chuẩn bị thẻ QR

Trước khi điểm danh, mỗi học sinh cần có thẻ QR:

Cách 1: Tạo từ hệ thống

1. Vào tab “Quản lý mã QR”
2. Chọn lớp (nếu cần)
3. Click “Tạo mã QR”
4. Hệ thống tạo QR cho tất cả học sinh
5. Download PDF
6. In và cắt thẻ

Cách 2: Từ chi tiết học sinh

1. Xem chi tiết học sinh
2. Click “Mã QR Hồ sơ”
3. Hiện QR code
4. Chụp màn hình hoặc in

Nội dung QR:

ID: HS1234567890

Lưu:

• QR chứa ID học sinh (không chứa thông tin nhạy cảm)
• In trên thẻ nhựa hoặc giấy cứng
• Dán trên thẻ đeo hoặc vở học

3.2 Điểm danh bằng Camera

Cách truy cập:

1. Vào tab “Điểm danh”
2. Hoặc click “Máy quét điểm danh” trên Hub

Bước 1: Cấp quyền camera

1. Click “CẤP QUYỀN TRUY CẬP CAMERA”
2. Chọn camera (nếu có nhiều)
3. Cho phép truy cập

Bước 2: Quét mã

1. Đưa thẻ QR vào khung hình
2. Giữ chắc tay, camera tự lấy nét
3. Hệ thống tự động quét
4. Popup hiện ra: “ĐIỂM DANH THÀNH CÔNG”

Bước 3: Xác nhận

• Popup hiện tên học sinh to, rõ ràng
• Hiện thời gian điểm danh
• Click “TIẾP TỤC” hoặc nhấn Enter

✅ Kết quả:

• Học sinh được ghi nhận điểm danh
• Lịch sử hiện ngay dưới
• Màu xanh = Thành công
• Màu vàng = Trùng lặp (đã điểm danh)

3.3 Xử lý lỗi điểm danh

Lỗi 1: “Quét không ra mã”

Nguyên nhân:

• QR mờ, rách
• Ánh sáng yếu
• Camera không tập trung

Giải pháp:

• Làm sạch camera
• Tăng ánh sáng
• Đưa QR gần hơn
• Dùng chế độ Nhập thủ công

Lỗi 2: “Học sinh đã điểm danh hôm nay”

Nguyên nhân:

• Quét 2 lần
• Học sinh đánh cắp thẻ

Giải pháp:

• Kiểm tra lịch sử
• Xác nhận học sinh thật
• Không điểm danh lại

Lỗi 3: “ID không tồn tại”

Nguyên nhân:

• QR sai
• Học sinh chưa nhập hệ thống

Giải pháp:

• Kiểm tra lại QR
• Thêm học sinh vào hệ thống trước

3.4 Điểm danh thủ công

Khi camera không hoạt động:

1. Click tab “Nhập thủ công”
2. Nhập mã học sinh (VD: HS1234567890)
3. Click “Ghi nhận điểm danh”

✅ Kết quả: Tương tự như quét QR

Mẹo:

• Dùng cho học sinh quên thẻ
• Dùng khi camera hỏng
• Dùng trên máy không có camera

3.5 Xem lịch sử điểm danh

Trong tab Điểm danh:

Dưới khung quét có Lịch sử quét:

Lịch sử quét (15)
┌────────────────────────────────┐
│ Maria Nguyễn                   │
│ Lớp 1 · 08:15:32 ✓ OK          │
├────────────────────────────────┤
│ Giuse Trần                     │
│ Lớp 2 · 08:14:21 ✓ OK          │
├────────────────────────────────┤
│ Anna Lê                        │
│ Lớp 1 · 08:13:45 ⚠ Trùng       │
└────────────────────────────────┘

Màu sắc:

• ✅ Xanh: Điểm danh thành công
• ⚠️ Vàng: Trùng lặp
• ❌ Đỏ: Lỗi

3.6 Báo cáo điểm danh

Cách xem:

1. Vào tab “Báo cáo” (trong Điểm danh)
2. Chọn khoảng thời gian:
   • Hôm nay
   • Tuần này
   • Tháng này
   • Tùy chỉnh (Từ ngày → Đến ngày)
3. Hệ thống hiện bảng thống kê

Nội dung báo cáo:

Xuất Excel:

• Click “Xuất Excel”
• File tải xuống tự động
• Mở bằng Excel/Google Sheets

4. Nhập điểm & Xếp loại

4.1 Cấu hình điểm

Các loại điểm:

Công thức tính ĐTB:

ĐTB = (GK1 + HK1×2 + GK2 + HK2×2) / 5

Xếp loại:

• Xuất sắc: ĐTB ≥ 9.0
• Giỏi: 8.0 ≤ ĐTB < 9.0
• Khá: 6.5 ≤ ĐTB < 8.0
• Trung bình: 5.0 ≤ ĐTB < 6.5
• Yếu: ĐTB < 5.0

4.2 Nhập điểm cho học sinh

Cách 1: Nhập từ danh sách

1. Vào tab “Nhập điểm”
2. Chọn lớp (nếu cần)
3. Tìm học sinh
4. Click vào ô điểm (GK1, HK1…)
5. Nhập điểm (0-10)
6. Nhấn Enter

Cách 2: Nhập từ chi tiết

1. Xem chi tiết học sinh
2. Click vào ô điểm
3. Nhập điểm
4. Đóng modal (tự động lưu)

Cách 3: Nhập hàng loạt

1. Vào tab “Nhập điểm”
2. Click “Nhập hàng loạt”
3. Điền bảng điểm:

4. Click “Lưu tất cả”

4.3 Tự động tính điểm trung bình

Hệ thống tự động:

1. Tính ĐTB sau mỗi lần nhập điểm
2. Cập nhật realtime
3. Xếp loại tự động
4. Lưu vào database

Không cần tính thủ công!

4.4 Xem bảng điểm

Cách 1: Từ chi tiết học sinh

1. Click vào card học sinh
2. Xem điểm ở phần phải

Cách 2: Từ tab Điểm

1. Vào tab “Nhập điểm”
2. Click “Xem bảng điểm”
3. Hiện bảng tổng hợp:

4.5 Xử lý điểm đặc biệt

Điểm bỏ qua:

• Để trống → Không tính vào ĐTB
• Ghi chú: “Vắng” → Không tính

Điểm lại:

• Nhập điểm mới → Tự động ghi đè
• Hệ thống lưu điểm mới nhất

Xóa điểm:

• Xóa số → Để trống
• Click “Xóa” (nếu có)

5. Báo cáo & Thống kê

5.1 Dashboard tổng quan

Cách truy cập:

1. Vào tab “Thống kê tổng quan”
2. Hoặc click “Dashboard” trên Hub

Nội dung:

┌─────────────────────────────────────────────┐
│  THỐNG KÊ TỔNG QUAN                         │
├─────────────────────────────────────────────┤
│  ┌─────────┐ ┌─────────┐ ┌─────────┐       │
│  │ 45 HS   │ │ 85%     │ │ 8.2     │       │
│  │ Tổng    │ │ Chuyên  │ │ ĐTB     │       │
│  │ học viên│ │ cần     │ │ chung   │       │
│  └─────────┘ └─────────┘ └─────────┘       │
├─────────────────────────────────────────────┤
│  BIỂU ĐỒ XẾP LOẠI                           │
│  ● Xuất sắc: 15 (33%)                       │
│  ● Giỏi: 20 (44%)                           │
│  ● Khá: 8 (18%)                             │
│  ● TB: 2 (5%)                               │
├─────────────────────────────────────────────┤
│  TOP LỚP ĐẠT THÀNH TÍCH CAO                 │
│  1. Lớp 1 - ĐTB: 8.5                        │
│  2. Lớp 2 - ĐTB: 8.2                        │
│  3. Lớp 3 - ĐTB: 7.9                        │
└─────────────────────────────────────────────┘

5.2 Biểu đồ chuyên cần

Biểu đồ tròn: Tỷ lệ điểm danh

        ┌──────────┐
        │  Vắng 10%│
    ┌───┴──────────┴───┐
    │                  │
    │   Có mặt 90%     │
    │                  │
    └──────────────────┘

Cách xem:

1. Vào tab “Thống kê”
2. Chọn “Chuyên cần”
3. Hiện biểu đồ tròn

5.3 Báo cáo theo lớp

Cách xem:

1. Vào tab “Thống kê”
2. Chọn lớp từ dropdown
3. Hệ thống hiện:
   • Tổng học sinh
   • Điểm trung bình
   • Xếp loại
   • Chuyên cần

So sánh lớp:

• Chọn “Tất cả lớp”
• So sánh ĐTB giữa các lớp
• Xếp hạng lớp

5.4 Báo cáo chi tiết

Xuất báo cáo:

1. Chọn khoảng thời gian
2. Chọn loại báo cáo:
   • Theo ngày
   • Theo tuần
   • Theo tháng
   • Theo năm học
3. Click “Xuất Excel”
4. File tải xuống

Nội dung file Excel:

• Sheet 1: Danh sách điểm danh
• Sheet 2: Thống kê theo lớp
• Sheet 3: Xếp hạng học sinh

6. Xuất Excel & In ấn

6.1 Xuất danh sách học sinh

Cách 1: Từ tab Xuất

1. Vào tab “Xuất dữ liệu”
2. Chọn “Danh sách học sinh”
3. Chọn phạm vi:
   • Toàn trường
   • Theo lớp
4. Click “Xuất Excel”
5. File tải xuống tự động

Nội dung file:

6.2 Xuất bảng điểm

Cách thực hiện:

1. Vào tab “Xuất dữ liệu”
2. Chọn “Bảng điểm”
3. Chọn lớp (nếu cần)
4. Click “Xuất Excel”

Nội dung:

6.3 Xuất báo cáo điểm danh

Cách thực hiện:

1. Vào tab “Điểm danh” → “Xuất Excel”
2. Chọn từ ngày → đến ngày
3. Click “Xuất file”

Nội dung:

6.4 In thẻ đeo học viên

Cách 1: In từ danh sách

1. Vào tab “In thẻ đeo”
2. Chọn lớp
3. Click “Tạo thẻ”
4. Hệ thống tạo PDF
5. Mở PDF → In

Kích thước thẻ:

• Card size: 85.6 × 54mm (ID-1 standard)
• Layout: 4 thẻ/trang A4
• Font: Arial 12pt

Nội dung thẻ:

┌─────────────────────────┐
│   TNTT MANAGEMENT       │
│   THẺ HỌC VIÊN          │
├─────────────────────────┤
│  [QR CODE]              │
│  Nguyễn Văn Maria       │
│  Lớp 1                  │
│  ID: HS1234567890       │
└─────────────────────────┘

Cách 2: In từ chi tiết

1. Xem chi tiết học sinh
2. Click “In thẻ”
3. Hiện thẻ 1 học sinh
4. In ngay

6.5 In thẻ đeo hàng loạt

Cho cả lớp:

1. Vào tab “In thẻ đeo”
2. Chọn lớp
3. Click “Tạo thẻ cho toàn lớp”
4. Download PDF
5. In nhiều trang

Mẹo in:

• Dùng giấy cứng (200gsm trở lên)
• Cắt theo đường viền
• Dán trên thẻ nhựa hoặc thẻ đeo

7. Quản lý người dùng

7.1 Xem danh sách người dùng

Chỉ Admin mới thấy:

1. Vào tab “Người dùng”
2. Hiện danh sách:

7.2 Thêm giáo lý viên mới

Cách 1: Từ tab Người dùng

1. Click "+ Thêm người dùng"
2. Điền thông tin:

3. Click “Lưu”

Cách 2: giáo lý viên tự đăng ký

1. giáo lý viên vào “Cấp quyền truy cập”
2. Click “Yêu cầu cấp quyền”
3. Chọn vai trò mong muốn
4. Admin nhận thông báo
5. Admin duyệt yêu cầu

7.3 Sửa quyền giáo lý viên

1. Tìm giáo lý viên trong danh sách
2. Click ✏️ (Sửa)
3. Thay đổi:
   • Vai trò (Teacher → Admin)
   • Lớp phân công
4. Click “Lưu”

7.4 Xóa người dùng

1. Click 🗑️ (Xóa)
2. Xác nhận
3. Người dùng bị xóa

Lưu ý:

• Không thể xóa Admin duy nhất
• Dữ liệu giáo lý viên vẫn được giữ (điểm, học sinh…)

8. Quản lý năm học

8.1 Chuyển đổi năm học

Tại sao cần?

• Mỗi năm học có database riêng
• Không lẫn lộn dữ liệu giữa các năm
• Dễ dàng tra cứu lịch sử

Cách chuyển:

1. Click dropdown năm học góc trên phải
2. Chọn năm:
   • 2024-2025
   • 2025-2026
   • 2026-2027
3. Hệ thống tải dữ liệu năm đó

✅ Kết quả:

• Học sinh, điểm, điểm danh của năm được hiện
• Không ảnh hưởng năm khác

8.2 Thêm năm học mới

Chỉ Admin mới làm:

1. Vào tab “Cấu hình năm học”
2. Click "+ Thêm năm học"
3. Điền:
   • Tên năm: 2026-2027
   • Spreadsheet ID: ID Google Sheets mới
4. Click “Lưu”

Tạo Google Sheets mới:

1. Tạo file mới trên Google Sheets
2. Copy Spreadsheet ID từ URL
3. Paste vào form

8.3 Sao chép dữ liệu năm cũ

Nếu muốn giữ lại dữ liệu:

1. Export dữ liệu năm cũ (Excel)
2. Tạo năm mới
3. Import Excel vào năm mới

Hoặc:

1. Duplicate Google Sheets cũ
2. Rename
3. Liên kết với năm mới

9. Mẹo & Thủ thuật

9.1 Mẹo cho giáo lý viên

Điểm danh nhanh:

• Chuẩn bị thẻ QR trước giờ lên lớp
• Đặt camera ổn định, không rung
• Dùng chế độ nhập thủ công nếu camera hỏng

Nhập điểm hiệu quả:

• Nhập điểm ngay sau buổi học
• Dùng nhập hàng loạt cho nhanh
• Kiểm tra lại trước khi lưu

Quản lý lớp:

• Phân loại học sinh theo tên thánh dễ nhớ
• Ghi chú phụ huynh để liên hệ
• Theo dõi chuyên cần hàng tuần

9.2 Mẹo cho Admin

Backup dữ liệu:

• Export Excel cuối mỗi tháng
• Lưu trên Google Drive
• Giữ ít nhất 3 bản backup

Phân quyền:

• Chỉ định Admin phụ tá cho từng khu vực
• Teacher chỉ xem được lớp của mình
• Review quyền định kỳ

Hỗ trợ giáo lý viên:

• Tạo video hướng dẫn ngắn
• Có sổ tay giáo lý viên PDF
• Support qua email/phone

9.3 Mẹo cho phụ huynh

Tra cứu nhanh:

• Ghi nhớ mã học sinh của con
• Truy cập link tra cứu trên điện thoại
• Xem điểm cuối mỗi kỳ

Liên hệ giáo lý viên:

• Xem SDT giáo lý viên trong hồ sơ con
• Nhắn tin qua SDT đã ghi
• Góp ý qua form góp ý

9.4 Phím tắt (nếu có)

9.5 Tối ưu hiệu suất

Trên điện thoại:

• Dùng Chrome/Safari mới nhất
• Xóa cache nếu chậm
• Không dùng trên mạng yếu

Trên máy tính:

• Dùng Chrome (tương thích tốt nhất)
• Mở 1 tab cho hệ thống
• Không mở quá nhiều tab cùng lúc

Khi mạng chậm:

• Chờ load xong mới click
• Không click nhiều lần
• Dùng chế độ offline (nếu có)

🎯 Tổng kết

Những gì bạn đã học được:

✅ Đăng nhập & Giao diện - Truy cập hệ thống, phân quyền
✅ Quản lý học viên - Thêm/sửa/xóa, tìm kiếm, xem chi tiết
✅ Điểm danh QR - Quét camera, nhập thủ công, báo cáo
✅ Nhập điểm - GK1/HK1/GK2/HK2, tự động tính ĐTB
✅ Báo cáo - Biểu đồ, thống kê, so sánh lớp
✅ Xuất Excel & In - Danh sách, bảng điểm, thẻ đeo
✅ Quản lý người dùng - Thêm/sửa/xóa giáo lý viên
✅ Quản lý năm học - Chuyển đổi, thêm năm mới
✅ Mẹo & Thủ thuật - Tối ưu hiệu suất, xử lý lỗi

Bạn có thể làm được:

• ✅ Quản lý 100+ học sinh dễ dàng
• ✅ Điểm danh toàn trường trong 10 phút
• ✅ Xuất báo cáo chỉ với 1 click
• ✅ Tra cứu bất kỳ lúc nào
• ✅ Hỗ trợ phụ huynh nhanh chóng

Chúc bạn sử dụng hệ thống hiệu quả! 🎉

Nếu có thắc mắc, đừng ngần ngại tạo issue trên GitHub.

Bài viết bởi @dongthinhlong - Người phát triển TNTT Management
Năm cập nhật: 2026